Apesar de ser um assunto relativamente simples, há várias dúvidas quando o tema é Escritório Virtual. Por isso, separamos os principais pontos para te ajudar a entender de uma vez sobre essa onda super atual no universo dos negócios.
Escritório virtual é a solução perfeita para quem está buscando agilidade, redução de custos e quer estar no centro da ação comercial, mesmo que virtualmente.
Se você quer entender mais sobre o assunto para considerar as vantagens práticas que ele traz para os negócios, então esse texto é para você.
Nesse texto vamos explorar também as diferenças entre endereço fiscal, endereço comercial e sede virtual, pois cada uma delas tem suas peculiaridades!
O que é escritório virtual?
Os escritórios virtuais são as mais modernas soluções que permitem empresas e profissionais operarem de forma remota, oferecendo um endereço comercial ou fiscal válido para registro e correspondência.
Esses serviços são acessíveis de forma online (por isso o nome “virtual”) e incluem, entre outros, o gerenciamento de correspondências, atendimento telefônico e uso de espaços físicos para reuniões.
É importante lembrar que escritório virtual é diferente de sede virtual. Sendo a principal diferença para as “sedes virtuais” tem a ver com a natureza dos serviços oferecidos.
Enquanto a sede virtual foca principalmente no fornecimento de um endereço fiscal real para fins de registro, o escritório virtual oferece uma gama mais ampla de serviços administrativos e de suporte, além da possibilidade de endereço comercial.
As sedes virtuais são mais adequadas para empresas que precisam de um endereço para fins legais, enquanto os escritórios virtuais são ideais para negócios que buscam uma solução mais abrangente para operações remotas.
Quem pode ter escritório virtual?
Qualquer tipo de negócio ou profissional pode optar por um escritório virtual, mas ele é particularmente vantajoso para os seguintes casos:
- Negócios Remotos: Empresas que operam majoritariamente online, como consultorias digitais.
- Profissionais Autônomos: Freelancers ou consultores individuais que precisam de um endereço fiscal, mas trabalham remotamente.
- Empreendedores Individuais: Microempreendedores que desejam separar o endereço pessoal do profissional.
- Empresas em Fase Inicial: Startups e pequenas empresas que buscam reduzir custos iniciais.
Se você está na fase inicial de abertura da empresa, e quer saber por onde começar, leia o texto “Como abrir sua empresa?”.
A principal vantagem para quem decide ter um escritório virtual é a flexibilidade existente do negócio ou do profissional cumprir com os requisitos legais sem a necessidade de um espaço físico dedicado exclusivamente para aquilo.
Onde contratar esse serviço?
Para contratar um serviço de escritório virtual, você pode acessar várias opções disponíveis no mercado, mas que geralmente são oferecidas por empresas que administram espaços de coworking.
Os Coworkings, em geral, proporcionam uma estrutura completa de espaços compartilhados e privativos, atendendo a diferentes necessidades de negócios, incluindo por exemplo, que a empresa tenha uma presença real em qualquer lugar do mundo, sem a necessidade de estar fisicamente presente. Eles gerenciam e encaminham correspondências, atendem chamadas e ajudam a reservar salas de reunião ou escritórios quando necessário.
Além disso, empresas de coworking costumam oferecer esses serviços, fornecendo não apenas o endereço, mas também espaço físico para trabalho quando necessário.
Contudo, claro, há outras formas de contratar o serviço de Escritório Virtual, por exemplo através de empresas de outra natureza, como por exemplo a ANCEV (Associação Nacional de Coworking e Escritórios Virtuais), que também oferecem serviços de escritório virtual.
É importante observar que diferentes empresas de Escritório Virtual oferecem funcionalidades distintas. Enquanto algumas podem oferecer apenas o endereço e atendimento telefônico básico, outras podem incluir uma gama mais ampla de serviços, como atendimento personalizado e outros suportes administrativos. Considere sempre as opções com base nas suas necessidades específicas.
É importante também considerar a credibilidade da empresa, os serviços oferecidos e as avaliações de outros clientes. Lembre-se de verificar também os detalhes do contrato, como custos, serviços inclusos e a flexibilidade para mudanças futuras.
Diferença entre endereço fiscal e comercial
O endereço fiscal, também conhecido como domicílio fiscal, desempenha um papel crucial no registro de uma empresa junto a órgãos oficiais.
Ele é necessário para enviar comunicações, documentos e notificações, sendo um requisito obrigatório para a formalização e documentação oficial da empresa. Por isso, para estabelecer um endereço fiscal, é importante considerar a natureza da atividade empresarial e cumprir com as restrições de localização impostas por certos municípios.
IMPORTANTE: O endereço fiscal é diferente do endereço comercial! Endereço comercial é usado, principalmente, para divulgação e atendimento ao cliente.
Pensando nisso, os espaços como coworkings são as opções mais viáveis para estabelecer pontos comerciais, facilitando a obtenção de alvarás e outras licenças necessárias.
Lembrando que a escolha de um endereço fiscal oferece várias vantagens, incluindo a proteção de dados pessoais, redução de custos de manutenção, acesso a estruturas compartilhadas adaptáveis às necessidades da empresa, e a promoção de uma imagem de credibilidade para o negócio.
Quais as vantagens do escritório virtual?
As vantagens do escritório virtual são diversas e muito relevantes para diferentes tipos de negócios e profissionais. Veja as top10 vantagens que separamos para te ajudar na decisão:
- Proteção de Dados Pessoais: Evita a divulgação do endereço residencial em documentos comerciais.
- Baixa Manutenção e Estrutura Compartilhada: Redução de custos com espaços de trabalho flexíveis e oportunidades de networking.
- Estrutura Física para Atendimentos: Espaços disponíveis para reuniões e eventos, com pagamento pelo tempo utilizado.
- Gestão de Correspondências: Gerenciamento eficiente de correspondências e entregas, com opções práticas de acesso.
- Salas de Reunião Diversificadas: Flexibilidade para escolher o tipo de sala de reunião conforme a necessidade.
- Oportunidades de Networking: Acesso a uma comunidade de empreendedores para colaborações e novos negócios.
- Custo Fixo Baixo e Maior Liberdade: Economia significativa em comparação com escritórios tradicionais e flexibilidade operacional.
- Endereço Reconhecido e Acessível: Localização privilegiada para aumentar a credibilidade da empresa.
- Imagem Profissional e Recepção Agradável: Contribui para uma boa primeira impressão com clientes e parceiros.
- Serviços Adicionais: Disponibilidade de serviços como cópias, impressões e motoboy ou ainda Secretária Virtual.
Essencialmente, o escritório virtual oferece uma solução prática e econômica para empresas e profissionais, proporcionando flexibilidade, profissionalismo e oportunidades de crescimento.
Qual o custo de um escritório virtual?
O custo de um escritório virtual no Brasil pode variar de acordo com os serviços incluídos e a localização do escritório.
De forma geral os preços básicos, que incluem endereço fiscal, comercial e gestão de correspondências, gira em torno de 100 a 250 reais ao mês. Importante também conferir as opções com Inscrição Estadual, esse tipo de situação vai depender caso a caso.
O valor aumenta à medida que mais serviços são adicionados ao pacote. Sendo que utilizar um escritório virtual é significativamente mais barato do que manter uma sala comercial.
Os preços, mesmo que de modo genérico, nos indicam que o escritório virtual é uma solução econômica, especialmente para empresas que estão começando ou que precisam de flexibilidade e uma presença comercial sem o alto custo de manter um espaço físico próprio.
Porque não usar meu endereço residencial para divulgação da empresa
Como vimos, há várias razões para não usar seu endereço residencial para a divulgação da empresa, e preferir outras saídas mais profissionais, como o uso do escritório virtual.
1º. Segurança e Privacidade: Utilizar o endereço residencial para negócios expõe essas informações publicamente, comprometendo a segurança e privacidade pessoal.
2º. Profissionalismo: Um endereço fiscal ou comercial separado aumenta a credibilidade e a imagem profissional da empresa.
3º. Redução de Carga Tributária e Maior Credibilidade: A escolha estratégica de um endereço fiscal pode impactar positivamente na carga tributária e trazer maior credibilidade para o negócio. Lembrando que a localização da empresa pode influenciar aspectos fiscais e burocráticos, além de afetar a percepção da empresa no mercado.
Além disso, é de grande importância, ao optar por uma estratégia mais formal, você agrega profissionalismo no seu atendimento. Os serviços de escritório virtual permitem uma melhor gestão de correspondência com proteção de dados, garantindo que todas as comunicações importantes sejam atendidas de forma adequada e profissional.
Autora Vamos Escrever, bacharel em Administração pela UNESP e pós-graduada em Gestão da Produção pela UFSCar, sempre desenvolveu trabalhos voltados para consultoria empresarial. Com conhecimentos em gestão financeira, operacional e estratégica, fundou a PH3 Consultoria, visando auxiliar as empresas a serem mais organizadas e lucrativas. Adora organizar ideias e negócios. 📩nataliasartorelli@vamosescrever.com.br
